Prozessautomatisierung – warum Unternehmen ihre Prozesse überdenken sollten
Viele Unternehmen erkennen, dass ihre Prozesse überarbeitet werden müssten, um effizienter zu arbeiten. Doch warum ist das so? Oftmals sind es steigende Anforderungen an Effizienz und Qualität, die den Handlungsbedarf verdeutlichen. Gleichzeitig verschärft der Fachkräftemangel die Situation, da nicht mehr genügend qualifizierte Mitarbeitende zur Verfügung stehen. Hinzu kommt, dass manuelle Prozesse häufig fehleranfällig sind und Kunden zunehmend schnellere Bearbeitungszeiten erwarten.
Jeden Tag verbringen Mitarbeitende wertvolle Arbeitszeit damit, Dateien zu verschieben, E-Mails zu schreiben, Genehmigungen einzuholen und Anfragen zu bearbeiten. Dabei gibt es eine Lösung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Arbeit verbessert: Prozessautomatisierung.
Über den Autor
Dr. Tim Arlinghaus
Ihr Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Themen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung
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Dr. Tim Arlinghaus
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Warum Unternehmen ihre Prozesse überdenken sollten
Viele Unternehmen erkennen, dass ihre Prozesse überarbeitet werden müssten, um effizienter zu arbeiten. Doch warum ist das so? Oftmals sind es steigende Anforderungen an Effizienz und Qualität, die den Handlungsbedarf verdeutlichen. Gleichzeitig verschärft der Fachkräftemangel die Situation, da nicht mehr genügend qualifizierte Mitarbeitende zur Verfügung stehen. Hinzu kommt, dass manuelle Prozesse häufig fehleranfällig sind und Kunden zunehmend schnellere Bearbeitungszeiten erwarten.
Jeden Tag verbringen Mitarbeitende wertvolle Arbeitszeit damit, Dateien zu verschieben, E-Mails zu schreiben, Genehmigungen einzuholen und Anfragen zu bearbeiten. Dabei gibt es eine Lösung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Arbeit verbessert: Prozessautomatisierung.
Was ist Prozessautomatisierung und wie funktioniert sie?
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Aufgaben durch Software und Automatisierungstools zu übernehmen. Doch nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen dafür. Daher ist es wichtig, gezielt die Abläufe zu identifizieren, die einen positiven Return on Investment bieten – also einen höheren Wert für das Unternehmen versprechen, als Kosten für die Automatisierung entstehen.
So gehen wir bei der Prozessanalyse vor
Priorisierung der Prozesse
Falls bereits bekannt ist, welche Abläufe besonders zeitintensiv oder fehleranfällig sind, können diese priorisiert werden. Falls nicht, helfen wir dabei, die richtigen Prozesse zu identifizieren, indem wir Faktoren wie Durchlaufzeiten, Häufigkeit und Fehlerquoten analysieren.
Optimierung vor der Automatisierung
Bevor Prozesse automatisiert werden, prüfen wir, ob sie bereits ausgereift sind oder ob unnötige Abstimmungsschleifen entfernt werden können.
Umsetzung der Automatisierung
Die einzelnen Tätigkeiten werden in automatisierte Workflows überführt. So können Anfragen nicht nur automatisch beantwortet, sondern auch direkt an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Informationen werden systematisch in interne Systeme übertragen, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Rechnungen lassen sich auf Basis der zugehörigen Angebote automatisch erstellen und verknüpfen, wodurch Fehler reduziert und der Abrechnungsprozess beschleunigt wird. Auch Genehmigungsprozesse können effizienter gestaltet werden, indem Freigaben automatisiert erfolgen, anstatt zeitaufwendig per E-Mail abgestimmt zu werden.
Wo Prozessautomatisierung wirklich Sinn macht
Immer wenn Mitarbeitende sagen: „Dann gebe ich hier immer das ein.“, „Dann schiebe ich das Dokument immer dorthin.“, oder „Dann informiere ich immer Person XY.“, zeigt das, dass es sich um eine wiederkehrende Tätigkeit handelt. Genau diese Schritte lassen sich durch Software automatisieren, damit sich Mitarbeitende auf Aufgaben konzentrieren können, die ihre Expertise erfordern.
Ersetzt Automatisierung Mitarbeitende?
Ganz klar: Nein. Es ist aber so, dass Aufgaben, die sonst durch drei Hände gingen, nur noch von einer Person gesichtet werden müssen. Das setzt Ressourcen frei, die an anderer Stelle wertschöpfend eingesetzt werden können. Ebenfalls nimmt es Unternehmen den Druck umgehend am Arbeitsmarkt handeln zu müssen, wenn jemand in die Rente eintritt, weil die frei gewordenen Ressourcen anders verteilt werden können. Automatisierung entlastet also Mitarbeitende von repetitiven Tätigkeiten, aber sie ersetzt die menschliche Expertise nicht gänzlich. Beispielsweise gibt es situationsabhängige Entscheidungen, die ein Algorithmus nicht treffen kann, wie spezielle Kundenrabatte oder individuelle Problemlösungen.
Warum sich Prozessautomatisierung lohnt – jetzt im Video ansehen
Möchten Sie noch tiefer in das Thema Prozessautomatisierung eintauchen? Unser Video erklärt, warum Automatisierung für viele Unternehmen der Schlüssel zu mehr Effizienz ist und wie Sie sie gezielt für Ihr Business nutzen können.
Haben Sie Fragen?
Lassen Sie uns Ihre Prozesse gemeinsam optimieren! Wenn Sie herausfinden möchten, ob sich Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen lohnt, vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch. Gemeinsam analysieren wir Ihre Workflows und entwickeln eine Strategie, die Zeit spart, Fehler reduziert und Ihre Effizienz steigert.
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