Wo liegt die Vorlage?
Die bisherige Lösung: Alle Vorlagen liegen in einem klassischen Netzlaufwerk auf einem Dateiserver. Nur wer den Server erreicht, kann den Ordner öffnen und auf die Vorlagen zugreifen. In Zeiten, in denen immer mehr mobil gearbeitet wird, ist das natürlich ein Problem. Etwas besser wird es, wenn der Pfad zu den Vorlagen fest in den Office Anwendungen hinterlegt wird. Aber auch so muss der Dateiserver im Hintergrund erreichbar sein.
Was früher also das klassische Netzlaufwerk für uns erledigte, ein zentraler Speicherplatz für alle Vorlagen, wird in Zeiten der Cloud gefühlt schwieriger. Zum Glück bietet uns Microsoft eine ganz einfache, ich denke sogar bessere Möglichkeit, damit an einem modernen Arbeitsplatz umzugehen.
Über den Autor
Patrick Jochmann
Modern Workplace Consultant
Über den Autor
Patrick Jochmann
Modern Workplace Consultant
Wo liegt die Vorlage?
Die bisherige Lösung: Alle Vorlagen liegen in einem klassischen Netzlaufwerk auf einem Dateiserver. Nur wer den Server erreicht, kann den Ordner öffnen und auf die Vorlagen zugreifen. In Zeiten, in denen immer mehr mobil gearbeitet wird, ist das natürlich ein Problem. Etwas besser wird es, wenn der Pfad zu den Vorlagen fest in den Office Anwendungen hinterlegt wird. Aber auch so muss der Dateiserver im Hintergrund erreichbar sein.
Was früher also das klassische Netzlaufwerk für uns erledigte, ein zentraler Speicherplatz für alle Vorlagen, wird in Zeiten der Cloud gefühlt schwieriger. Zum Glück bietet uns Microsoft eine ganz einfache, ich denke sogar bessere Möglichkeit, damit an einem modernen Arbeitsplatz umzugehen.
SharePoint Asset Library
Eine Asset Library innerhalb von SharePoint bietet die Möglichkeit die Vorlagen zentralisiert bereitzustellen. So können die Unternehmens-Vorlagen bequem und einfach an einem zentralen Speicherort abgelegt, verwalten und aktualisiert werden. Alle modernen Microsoft 365 App-Installationen greifen dann vollautomatisch auf diesen Speicherplatz zu:
– Keine Konfiguration von Word, Excel & Co nötig.
– Keine Abhängigkeit von der Erreichbarkeit des internen Dateiserver
Wo finde ich als Endanwenderin oder Endanwender diese Vorlagen?
Anwenderinnen und Anwender können einfach innerhalb einer Office Anwendung, z.B. in Word, ein neues Dokument erstellen und wählen dann anstatt aus den Standard-Office-Vorlagen, die von Microsoft selbst bereitgestellt werden, einfach die Unternehmensvorlagen aus.
So sind alle Geschäftsvorlagen einfach und bequem für die Endanwenderinnen und -anwender erreichbar und können gleichzeitig von zentraler Stelle in SharePoint abgelegt sowie organisiert werden.
Haben Sie Fragen?
Sie möchten diese einfache Verwaltung von Vorlagen auch in Ihrer M365 Umgebung nutzen? Wir helfen Ihnen gerne dabei, dieses Feature in wenigen Schritten bei Ihnen umzusetzen. Buchen Sie einfach einen unverbindlichen Termin.
